Evidencija aktivnosti obrade osobnih podataka
Centar za obrazovanje odraslih Ex Cathedra
Centar za obrazovanje odraslih Ex Cathedra vodi evidenciju aktivnosti obrade osobnih podataka u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka (GDPR), radi osiguravanja zakonite, transparentne i sigurne obrade podataka.
1. Obrada podataka putem kontakt obrasca i upita
Svrha obrade:
Odgovor na upite zainteresiranih osoba, pružanje informacija o programima i uslugama ustanove te daljnja komunikacija.
Kategorije osoba:
Posjetitelji web stranice, zainteresirane osobe, korisnici.
Vrste podataka:
Ime i prezime, e-mail adresa, broj telefona, sadržaj upita.
Pravna osnova:
Privola ispitanika i/ili poduzimanje radnji na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora.
Primatelji podataka:
Ovlaštene osobe unutar ustanove i ugovorni izvršitelji obrade ako je to nužno za tehničku podršku sustava.
Rok čuvanja:
Do završetka komunikacije, odnosno onoliko dugo koliko je potrebno za obradu upita i eventualno uspostavljanje daljnjeg poslovnog odnosa.
2. Obrada podataka prilikom upisa u obrazovne programe
Svrha obrade:
Provedba postupka upisa, vođenje evidencije polaznika i organizacija obrazovnog procesa.
Kategorije osoba:
Polaznici, kandidati za upis.
Vrste podataka:
Identifikacijski i kontakt podaci, podaci potrebni za upis, podaci o obrazovanju i drugi podaci potrebni za provedbu programa.
Pravna osnova:
Izvršavanje ugovornih i predugovornih radnji, ispunjenje zakonskih obveza.
Primatelji podataka:
Ovlaštene osobe unutar ustanove i nadležna tijela kada je to propisano zakonom.
Rok čuvanja:
Sukladno zakonskim propisima koji uređuju obrazovanje odraslih, vođenje evidencija i čuvanje dokumentacije.
3. Obrada podataka tijekom pohađanja programa
Svrha obrade:
Praćenje pohađanja nastave, napretka, rezultata provjera znanja, završetka programa i izdavanja javnih isprava.
Kategorije osoba:
Polaznici.
Vrste podataka:
Podaci o pohađanju, uspješnosti, rezultatima, provjerama znanja, završnim ishodima i evidenciji obrazovanja.
Pravna osnova:
Ispunjenje zakonskih obveza i izvršavanje obrazovnog programa.
Primatelji podataka:
Ovlaštene osobe unutar ustanove i nadležna tijela kada je to propisano zakonom.
Rok čuvanja:
Sukladno propisima koji uređuju andragošku dokumentaciju i evidencije u obrazovanju odraslih.
4. Obrada podataka u okviru sustava kvalitete
Svrha obrade:
Praćenje kvalitete obrazovnih procesa, analiza uspješnosti programa, unapređenje rada ustanove i poboljšanje iskustva polaznika.
Kategorije osoba:
Polaznici, nastavnici, korisnici usluga.
Vrste podataka:
Podaci iz anketa, evaluacija, internih evidencija, rezultata i povratnih informacija.
Pravna osnova:
Legitimni interes ustanove za unapređenje kvalitete rada i ispunjenje obveza iz sustava osiguravanja kvalitete.
Primatelji podataka:
Ovlaštene osobe unutar ustanove.
Rok čuvanja:
Onoliko dugo koliko je potrebno za analizu, izvještavanje i planiranje mjera unapređenja, odnosno sukladno internim pravilima i važećim propisima.
5. Obrada podataka u digitalnim i SaaS sustavima
Svrha obrade:
Digitalno vođenje evidencija, praćenje napretka polaznika, provjera znanja, podrška učenju i administrativna organizacija procesa.
Kategorije osoba:
Polaznici, korisnici, zaposlenici i suradnici kada je to potrebno za provedbu sustava.
Vrste podataka:
Osnovni identifikacijski i kontakt podaci, podaci o upisu, napretku, rezultatima i korištenju edukacijskih alata.
Pravna osnova:
Ispunjenje ugovornih i zakonskih obveza, legitimni interes ustanove za organizaciju i unapređenje obrazovnog procesa.
Primatelji podataka:
Ovlaštene osobe unutar ustanove i ugovorni izvršitelji obrade koji osiguravaju odgovarajuće mjere zaštite podataka.
Rok čuvanja:
Sukladno svrsi obrade, internim pravilima ustanove i važećim propisima.
6. Zaštita osobnih podataka
Centar za obrazovanje odraslih Ex Cathedra primjenjuje odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere radi zaštite osobnih podataka, uključujući kontrolu pristupa, ograničen pristup ovlaštenim osobama, sigurno pohranjivanje dokumentacije i korištenje pouzdanih digitalnih sustava.
7. Zaključak
Evidencija aktivnosti obrade osobnih podataka vodi se radi zakonitog, transparentnog i sigurnog upravljanja osobnim podacima te radi osiguravanja usklađenosti s GDPR-om i drugim važećim propisima.
